לעבוד נכון: הדואר האלקטרוני הופך אותנו טיפשים יותר
מסתבר שבניגוד לתפיסה שמי שבודק את הדוא"ל כל הזמן מעודכן ובעניינים, מסתבר שלהפרעות הבלתי פוסקות יש מחירים כבדים. לכבות את הסלולרי לפעמים ניסיתם?
הפרעות בלתי פוסקות של מכתבי דואר אלקטרוני הופכים אתכם ליעילים פחות וליצירתיים פחות. יותר מכך: אם אתם שולחים אימייל בזמן שאתם עושים משהו אחר - הם פשוט הופכים אתכם טיפשים יותר. כך עולה ממחקר שפורסם השבוע באתר Entrepreneur.com.
מקום העבודה רוחש בהסטות של המשאב החשוב ביותר בקרב העובדים – תשומת הלב. הודעות על דואר אלקטרוני, הודעות מיידיות, מכשירי בלאקברי מזמזמים ומכשירים סלולריים מעיבים על הריכוז בעבודה עצמה. לפי מחקר של חברת Basex, חברת IT וייעוץ, העובד הממוצע במשרד מפסיד כ-2.1 שעות של פרודוקטיביות בכל יום בעקבות הפרעות והסחות דעת.
זמן הוא כסף. ענקית שבבי המחשב אינטל העריכה כי עומס הדואר האלקטרוני עשוי לעלות לחברות הגדולות עד מיליארד דולר בשנה באובדן פרודוקטיביות של העובדים. ההפרעות הן בלתי פוקסות: בכל יום עובד משרד ממוצע בודק את תיבת הדואר שלו 50 פעמים ומשתמש בהודעות מיידיות כ-77 פעמים. זאת לפי נתוני חברת RescueTime, המפתחת תוכנות לניהול זמן.
ההפרעות לא רק מפריעות ליעילות, אלא גם מגבירות את המתח ואת העצבנות, ומפחיתות את שביעות הרצון מהעבודה ואת היצירתיות.
עם זאת המגפה לא מתכננת להיעלם. מנתוני מכון E-Policy עולה, כי נפח הדואר האלקטרוני צומח ב-66% בכל שנה. יותר אנשים שולחים הודעות טקסט. יותר משתמשים בפייסבוק או בטוויטר במהלך שעות העבודה.
"המצב נורא מתמיד", אמרה מישל ראפ, בעלת חברת NRG Seattle, העוסקת בתיווך בתחום הביטוח, ומעסיקה 12 עובדים הטובעים בהר של הודעות ומסרים. "קשה כל כך להישאר מרוכזים. הכל נוחת ומצייץ עלייך מכל צד, ואתה לא מצליח לחשוב".
ההפרעות משפיעות באופן ישיר על המוח ופוגעות ביכולת להקצות תשומת לב לדברים. כמו כן, ככל שאתם בודקים יותר האם הגיעו הודעות, כך תרגישו יותר את הצורך לבדוק אותן – דחף שעשוי להיות המוכר למשתמשי האייפון והבלאקברי.
"טכנולוגיה היא התמכרות", אמרה גייל פורטר, פרופסורית לניהול באוניברסיטת ראטגרס שלמדה על ההתמכרויות המקוונות. "אם מישהו לא מסוגל לכבות את הבלאקברי שלו, זהו בעיה".
הכת של המולטי-טאסקינג גרמה לנו להאמין שבדיקה אובססיבית של הודעות חדשות היא ההתנהגות המתאימה לעובד המעודכן-תמיד וההיפר-פרודוקטיבי. אבל לא כך הדבר. ההתנהגות הזו היא סימן לעובד שדעתו מוסחת, לעובד אשר מאמין שהוא יכול לבצע הרבה משימות במקביל. המדע לא מסכים עם הדעה שלו. אנשים אולי מצליחים ללעוס מסטיק וללכת בעת ובעונה אחת, אבל הם לא יכולים
חוקרים מאוניברסיטת מישיגן גילו כי הפרודוקטיביות יורדת בכ-40% כשאנשים עוסקים בשני דברים או יותר בו-זמנית. כמו כן הם גילו כי ההחלפה בין המשימות גורמת גם לטעויות. על פי מחקר אחר של אוניברסיטת מיניסוטה, משך העבודה של נבדקים שחוו הפרעות בזמן משימה התארך ב-3% עד 27% לעומת אלה שהריכוז שלהם לא הופרע. ככל שהמשימה היתה קשה יותר, כך הם התקשו יותר לחזור אליה לאחר ההפרעה.
מנהלים החווים הפרעות אלקטרוניות מדווחים גם על הסחות דעת באינטראקציה עסקית פנים מול פנים: בישיבות מנהלים, בזמן הצעות למשקיעים, בזמן הצגות מכירה וכדומה. "הם לא מצליחים לנהל שיחה של יותר מכמה דקות בעקבות כל המידע שמתרוצץ הלוך ושוב במוחם", אמרה קייט לוואן, יועצת תקשורת מאילינוי. "הם פשוט לא מצליחים להתרכז".
הפרעות אלקטרוניות הן כה מפריעות, עד שחברות כמו גוגל, מיקרוסופט, IBM ואינטל הן חברות בארגון למחקר עומס מידע, שהוקם ב-2008 בשיתוף פעולה למען מחקר, פיתוח שיטות ועריכת פורומים לשיתוף בגישות חדשות. המהלך נועד לשמור על פעילות החברות עצמן – מהנדסי המחשבים הם בין הראשונים להראות תסמינים של חשיפה להפרעות אלקטרוניות.
אינטל מיישמת שיטה בשם Quiet Time בשני מרכזים שלה - מדובר ב-4 שעות בתחילת היום בהן לעובדים אין חיבור חיצוני לטלפונים או לאינטרנט. חברות אחרות כמו Deloitte & Touche מעודדות אינטראקציה פנים אל פנים כדי להפחית את כמות הדואר האלקטרוני, והן גם מנהיגות תוכניות כמו "יום שישי בלי דואר אלקטרוני".
התוצאות מפתיעות ברובן – העובדים מכירים טוב יותר את עמיתיהם לעבודה וגם חוסכים זמן. שיחת טלפון של 2 דקות משתווה ל-3 התכתבויות דואר אלקטרוני מכל אחד מהצדדים. על פי המחקרים המובילים, 44% מההפרעות מגיעות מתוך החברה עצמה, כך שהפעולות לצמצום ההפרעות אמורות להועיל במידה כפולה לחברה.
צ'אד ווילדרסון, יועץ פיננסי בכיר במריל לינץ' נהג לבדוק את תיבת הדואר האלקטרוני שלו כל 5 דקות - כלומר 96 הפרעות במהלך יום עבודה ממוצע. "ככל שבדקתי יותר את הדואר האלקטרוני שלי, כך הפכתי ללחוץ יותר בנוגע לכל בקשה ושאלה". כעת הוא בודק את התיבה שלו באופן ידני, 4 פעמים ביום בשעות קבועות. לדבריו הוא מספיק לעשות הרבה יותר במהלך היום, נמצא בשליטה על הלו"ז שלו והכי חשוב - מרגיש פחות לחוץ.
נא להמתין לטעינת התגובות
